Les obligations comptables pour les restaurateurs connaissent des évolutions majeures en 2025, avec un renforcement significatif de la réglementation sur les systèmes de caisse et la gestion de la TVA. Ces nouvelles exigences s’inscrivent dans le cadre de la lutte contre la fraude fiscale et de la modernisation des outils comptables. Les professionnels de la restauration doivent impérativement s’adapter pour éviter des sanctions financières importantes.
Comptabilité restaurateur obligations 2025 : les points clés
Dès septembre 2025, la certification officielle des logiciels de caisse devient obligatoire pour tous les restaurateurs en France. L’auto-attestation n’est plus acceptée. Les établissements doivent disposer d’un système certifié NF525 ou homologué LNE sous peine d’une amende de 7 500 € par logiciel non conforme.
- Échéance critique : 1er septembre 2025 pour la fin de l’auto-attestation
- Date limite absolue : 1er mars 2026 pour la certification complète
- Sanction : 7 500 € d’amende par système non conforme
- Taux de TVA multiples : 5,5%, 10% et 20% selon les produits
- Anticipation nécessaire : facturation électronique obligatoire dès septembre 2027
Certification des logiciels de caisse : le nouveau cadre réglementaire
La lutte contre la fraude fiscale dans la restauration franchit une nouvelle étape en 2025. L’administration fiscale française impose désormais des exigences strictes concernant les systèmes d’encaissement.
Les quatre principes fondamentaux
Tout système de caisse doit respecter quatre critères essentiels :
| Principe | Description |
|---|---|
| Inaltérabilité | Impossibilité de modifier les données enregistrées après validation |
| Sécurisation | Protection contre les manipulations et accès non autorisés |
| Conservation | Archivage automatique et sécurisé de toutes les transactions |
| Archivage | Stockage pérenne des données conformément aux obligations légales |
Calendrier de mise en conformité
Le législateur a prévu un calendrier progressif pour accompagner les restaurateurs dans cette transition :
- Avant le 31 août 2025 : possibilité de présenter un devis ou contrat signé attestant d’un engagement vers la certification
- Du 1er septembre 2025 au 28 février 2026 : période transitoire où la preuve d’engagement est acceptée
- À partir du 1er mars 2026 : seuls les systèmes entièrement certifiés sont autorisés
Les certifications reconnues incluent la norme NF525 et l’homologation LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais). Ces certifications garantissent que le logiciel répond aux exigences de traçabilité imposées par l’administration fiscale.
Gestion de la TVA : spécificités du secteur restauration
La restauration présente une particularité comptable majeure : l’application de taux de TVA différenciés selon la nature des produits vendus.
Les trois taux applicables
| Taux TVA | Produits concernés | Exemples |
|---|---|---|
| 5,5% | Produits alimentaires à emporter | Plats préparés, vente à emporter |
| 10% | Consommation immédiate sur place | Repas servis au restaurant, boissons non alcoolisées |
| 20% | Boissons alcoolisées et confiseries | Vins, bières, spiritueux, bonbons |
Un logiciel certifié facilite considérablement la ventilation précise de ces taux, essentielle pour la déclaration de TVA auprès de l’administration fiscale. Les erreurs de ventilation peuvent entraîner des redressements fiscaux significatifs lors des contrôles.
Facturation électronique : anticiper l’obligation de 2027
Bien que l’obligation de facturation électronique entre entreprises ne s’applique aux PME et micro-entreprises qu’à partir du 1er septembre 2027, les restaurateurs ont tout intérêt à anticiper cette transition.
Pourquoi se préparer dès maintenant
- Temps d’adaptation : la digitalisation complète des processus nécessite formation et ajustements
- Avantage concurrentiel : gain de temps et réduction des erreurs de saisie
- Traçabilité renforcée : amélioration du suivi comptable et fiscal
- Relations fournisseurs : harmonisation des échanges avec les partenaires déjà équipés
Les restaurateurs peuvent d’ores et déjà se renseigner auprès de leur expert-comptable ou sur le portail impots.gouv.fr pour connaître les plateformes de dématérialisation certifiées.
Modifications du Plan Comptable Général 2025
Pour les exercices ouverts au 1er janvier 2025, le Plan Comptable Général (PCG) évolue avec des modifications importantes affectant la présentation des comptes annuels des restaurateurs.
Principaux changements
- Redéfinition du résultat exceptionnel : clarification des opérations à classer dans cette catégorie
- Suppression des comptes de transferts de charges : nouvelle présentation du compte de résultat
- Ajustements de présentation : harmonisation avec les standards européens
Ces évolutions nécessitent une mise à jour des paramétrages comptables et potentiellement une formation complémentaire pour les équipes administratives. L’accompagnement d’un expert-comptable spécialisé dans la restauration est vivement recommandé pour cette transition.
FAQ – Questions fréquentes sur la comptabilité restaurateur obligations 2025
Que risque un restaurateur sans logiciel de caisse certifié ?
L’absence de certification expose à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non conforme. Cette sanction peut s’appliquer lors d’un contrôle fiscal. Au-delà de l’aspect financier, le manquement peut entraîner une surveillance accrue de l’administration fiscale sur l’établissement.
Comment obtenir la certification NF525 pour son logiciel de caisse ?
La certification NF525 doit être obtenue par l’éditeur du logiciel, pas par le restaurateur. Il convient de vérifier auprès de son fournisseur que le logiciel dispose bien de cette certification, ou de choisir une solution déjà certifiée. La liste des logiciels certifiés est consultable sur les sites des organismes certificateurs.
Les auto-entrepreneurs en restauration sont-ils concernés ?
Oui, tous les professionnels de la restauration utilisant un système de caisse sont concernés, quel que soit leur statut juridique (auto-entrepreneur, SARL, SAS, etc.). L’obligation concerne l’activité de restauration et non la forme juridique de l’entreprise.
Peut-on encore utiliser une caisse enregistreuse sans certification jusqu’en 2026 ?
Entre le 1er septembre 2025 et le 28 février 2026, il est possible de continuer avec un système non certifié à condition de présenter une preuve d’engagement formel vers l’obtention de la certification (devis ou contrat signé avant le 31 août 2025). À partir du 1er mars 2026, seuls les systèmes certifiés sont autorisés.
Comment gérer les différents taux de TVA sur une même commande ?
Un logiciel de caisse certifié intègre généralement la gestion automatique des taux de TVA selon la nature des produits. Il est essentiel de paramétrer correctement chaque article avec le bon taux (5,5%, 10% ou 20%). La formation du personnel à cette différenciation est également cruciale pour éviter les erreurs de facturation.
Où trouver la liste officielle des logiciels certifiés conformes ?
La liste des logiciels certifiés peut être consultée sur les sites des organismes certificateurs comme AFNOR Certification pour la norme NF525 et le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE). Le site impots.gouv.fr fournit également des informations sur les solutions conformes à la législation anti-fraude.
